Specjalista ds. administracyjno-biurowych

• nadzór merytoryczny i organizacyjny nad działem administracyjnym, wsparcie dla działu księgowości,
• organizowanie i kierowanie pracą sekretariatu firmy,
• nadzorowanie i rzetelne prowadzenie zbioru i rejestru dokumentów wychodzących oraz przychodzących do firmy,
• kompleksowe wsparcie w obszarze biznesowym i w organizacji codziennej pracy Zarządu,
• przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji z zakresu prowadzonej działalności,
• organizowanie spotkań i prowadzenie terminarza Członków Zarządu, umawianie i koordynowanie spotkań według skali priorytetów,
• dbanie o skrzynkę pocztową (zarządzanie mailami oraz raportowanie np. raz dziennie o najważniejszych wiadomościach),
• zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, prezentacji oraz podsumowań,
• weryfikację, edycję oraz formatowanie dokumentów, redagowanie pism związanych z pracą biura/zarządu,
• bieżące wspieranie Zarządu/Dyrektora w sprawach organizacyjnych i administracyjnych,
• koordynowanie współpracy Prezesa Zarządu/Dyrektora z poszczególnymi działami firmy i ich pracownikami,
• dbanie o prawidłowy przepływ informacji i obieg dokumentów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w firmie,
• przekazywanie właściwym jednostkom i komórkom organizacyjnym decyzji i ustaleń podjętych przez Zarząd/Dyrekcję,
• przygotowywanie odpowiednich materiałów i informacji Prezesowi Zarządu/Dyrektorowi,
• przygotowywanie i prowadzenie raportów, dokumentów, prezentacji na potrzeby Prezesa Zarządu/Dyrektora i jego gości,
• zarządzanie hierarchią informacji napływających do sekretariatu, sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,
• udział w wewnętrznych projektach i prowadzenie własnych,
• tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego,
• bieżące informowanie przełożonego o stanie prowadzonych spraw,

• minimum 3 lata doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku,
• status absolwenta kierunków studiów prawa, administracji, ekonomicznych, finansowych i pokrewnych,
• umiejętności pracy w szybko zmieniających się okolicznościach pod presją czasu,
• wysokiej kultury osobistej, umiejętności zachowania dyskrecji i taktu,
• znajomości savoir-vivre'u biznesowego,
• umiejętności pracy w zespole i zarządzania przepływem informacji,
• bardzo dobrej organizacji pracy oraz samodzielności w działaniu,
• komunikatywności, otwartości i umiejętności budowania relacji,
• dokładności i rzetelności, umiejętności analitycznych i dbałości o wysoką jakość,
• dobrej znajomości pakietu MS Office oraz obsługi urządzeń biurowych.
• umiejętności krytycznego myślenia i rozwiązywania złożonych problemów,
• dyspozycyjność, zaangażowanie,
• umiejętność koordynacji projektów, wielozadaniowość,
• logiczne myślenie oraz umiejętność analitycznego podejścia do problemów,
• przewidywanie,
• filtrowanie informacji oraz ich źródeł.

Praca.pl